Registro Académico

Generalidades

Es el área encargada de efectuar el seguimiento académico desde el ingreso hasta el egreso de cada estudiante para que se cumplan los requisitos legales estipulados en los Reglamentos de la Institución, ya que sus actividades están enfocadas en velar por la integridad de los registros académicos y al servicio de la población estudiantil.

Atención a Estudiantes

Manejo de todos los procesos de admisiones como las solicitudes de ingreso a la Universidad. Conocer la situación académica de cada uno de los estudiantes. Dar orientación, atención y servicio a usuarios internos y externos sobre los procesos de registro académico. Brindar información académica oportuna y veraz.

Atención a Docentes

Orientar a los Docentes en procesos de gestión Académica relacionados con su función, tales como ingreso a sistema, evaluación, activación de docentes, novedades de nómina y actividades de trabajo docente.

Es un proceso donde el estudiante después de haber iniciado una carrera se cambia para otra, por determinadas razones.

PROCESO:

  1. El estudiante informa al área de Coordinación Académica y llena una solicitud.
  2. Coordinación Académica hace una valoración de las posibles equivalencias internas que se le darán por el cambio
  3. Cancela los aranceles correspondientes en el área de Auxiliar Financiero Contable.
  4. Una vez cancelado los aranceles correspondientes el área de Coordinación Académica le genera un nuevo carnet.
  5. Coordinación Académica realiza los tramites correspondientes en el lapso de 21 días a un mes.
  6. El estudiante retira su certificación de notas de la carrera anterior y la concesión de equivalencias internas ambas originales, quedando una copia en el expediente.

 

TRASLADOS: Es una autorización que se le da al estudiante cuando el mismo manifiesta la necesidad de trasladarse a otro Centro Regional o Sede Central de UPAN por problemas de diferentes índoles.

PROCESO: 

  1. El estudiante se acerca al área de Registro Académico y manifiesta su necesidad de trasladarse a otro Centro Regional o Sede Central UPAN.
  2. Registro Académico proporciona una solicitud y el estudiante la completa, la cual es firmada y sellada por la persona que autoriza.
  3. La autorización es presentada al área de Coordinación Académica en Centros Regionales o Administración Académica en caso de la Sede Central.

 

CAMBIO DE HORARIO: Consiste en continuar llevando la misma materia en horario diferente al establecido al inicio de ciclo.

RETIRO DE MATERIA: Se realiza cuando el estudiante se ve imposibilitado de poder continuar llevando esa materia y para evitar que se le dé por reprobada al final del ciclo, la retira.

ADICIÓN DE MATERIA: Sucede cuando un estudiante ve la posibilidad de llevar una materia más de la que ya había inscrito.

PROCESO: 

  1. El estudiante informa a Coordinación Académica explicando las razones y la determinación de realizar uno de esos cambios.
  2. Coordinación Académica da por aceptada o no la disposición y lo envía al área Auxiliar Financiero Contable a cancelar el arancel.
  3. Una vez cancelado el arancel, llena la solicitud y la entrega al área de Recepción.

NOTA: Se podrá retirar o adicionar un máximo de dos materias.

Es cuando el estudiante decide retirarse de sus estudios dentro de las fechas establecidas en las actividades académicas, ya sea temporal o permanente.

PROCESO: 

  1. El estudiante manifiesta en el área de Coordinación Académica las razones por la cual a decidido retirarse.
  2. Cancela el arancel correspondiente en el área de Auxiliar Financiero Contable.
  3. Llena la solicitud de Retiro de Ciclo en el área de Recepción.

Se da cuando un estudiante manifiesta la necesidad de cursar materias en otro Centro Regional o Sede Central, se le extiende una autorización donde se firma y sella si cumple los requisitos.

PROCESO: 

  1. El estudiante se acerca al área de Registro Académico manifestando la necesidad de llevar materias en otra Sede.
  2. Registro Académico revisa el expediente y verifica que puede cursar la materia que esta solicitando.
  3. Se completa un formulario en donde se firma y sella. El estudiante con el formulario entregado lo presenta al área de Coordinación o Administración Académica del lugar donde va a cursar las materias.

EXAMEN DIFERIDO: Es un examen que se realiza cuando por razones aceptables un estudiante no realizo su prueba y solicita hacerlo en otro momento.

EXAMEN DE REPOSICIÓN: Es el examen que el estudiante puede realizar al final del ciclo cuando su promedio final de los tres períodos no alcanzó la aprobación y su nota no es menor de 5.0.

PROCESO:

  1. El estudiante expone o manifiesta la situación para realizar un examen de diferido O reposición al área de Coordinación Académica.
  2. Verifica el área misma si es aceptada o rechazada la solicitud.
  3. Si es aceptada el estudiante habla con el docente encargado de la materia y se establece día y hora para realizarlo.
  4. Se llena una solicitud de autorización y se paga el arancel correspondiente en el área Auxiliar Financiero Contable.

NOTA: Para los exámenes de reposición el docente encargado de la asignatura entrega nomina de estudiantes que tienen derecho a realizar el examen al área de Coordinación Académica, dicha área se encarga de realizar las publicaciones en Cartelera Académica.

¡TOMAR EN CUENTA! Si el examen de reposición fue aprobado se coloca 6.0 como nota máxima. Si fue reprobada y la calificación es menor de la obtenida se deja la que tuvo al inicio.

El Seminario de Graduación es la ultima fase académica para la obtención de la licenciatura. La duración es de ocho meses y es donde se realiza una investigación siguiendo el proceso del método científico para su realización, se divide en tres etapas donde en cada una se realiza una evaluación. Al final se hace una defensa y se presenta todo el proceso de una tesis que ha sido previamente revisada por un equipo de tres profesionales expertos en el tema.

PROCESO:

  1. El estudiante para realizar el Seminario de Graduación debe tramitar tres solvencias: académica, financiera y de biblioteca cancelando el arancel correspondiente y tramitándolo por las diferentes áreas.
  2. Se matricula en el área de Auxiliar Financiero Contable presentado las tres solvencias y cancelando los aranceles.
  3. Llena el formulario de ingreso y lo entrega en el área de Coordinación Académica quedándole una copia al estudiante.

CARTA DE EGRESO: Este documento es la garantía que el estudiante ha completado su proceso académico de una carrera y esta apto para ingresar al Seminario de Graduación en el caso de licenciaturas y los técnicos para someterse al Proceso de Graduación.

PROCESO:

  1. El estudiante se acerca al área de Registro Académico y manifiesta que necesita revisión de expediente.
  2. Registro Académico hace la revisión correspondiente, saca el CUM y verifica documentación confrontando notas con sistema.
  3. Si esta todo completo y no existe ningún problema se procede a elaborar carta de egreso, la cual es enviada a Sede Central para su respectivo sello y firma por la Vice Rectora Académica
  4. El estudiante cancela el arancel correspondiente.

Es un documento extendido por la Administración Académica, revisado y aprobado por Decanos y firmado por Secretario General y Rector. Dicha Certificación es extendida para estudiantes que entrarán al proceso de graduación o según sea el caso que el estudiante lo requiera.

PROCESO:

  1. El estudiante manifiesta al área de Coordinación Académica la solicitud de Certificación Global de Notas.
  2. Se procede a revisión de expediente y se envia para la Sede Central en donde el estudiante espera de 21 días a un mes para poder ser entregada dejando una copia en su expediente y entregando la original a estudiante.
  3. El estudiante cancela el arancel correspondiente de acuerdo al número de materias que haya cursado ya sean aprobadas o reprobadas.
¡NOTA IMPORTANTE! 
Se recuerda a la comunidad estudiantil que para todo trámite académico que desee realizar debe de presentar su carnet vigente y estar solvente en las áreas: Académica, Financiera y Biblioteca.